3 outils utiles pour le stockage et la sécurité de vos documents en ligne

Ces outils vous permettront d’optimiser la gestion de tous vos documents numériques.

Découvrez dans cet article avec votre agence de communication Paris, les principaux outils pour stocker vos fichiers, documents et assurer leur sécurité.

Les solutions en ligne pour le stockage de vos fichiers

Ces solutions permettent de sauvegarder tous types de fichiers comme vos documents, photos et vidéos. Grâce à ces solutions, vous avez la possibilité de classer vos fichiers dans des dossiers ou encore des sous-dossiers, en ligne et bien sûr en toute sécurité. De plus, vous pouvez aussi les partager à vos contacts. Enfin, grâce aux paramètres de partage, vous pouvez aussi autoriser ou non des personnes à ajouter ou supprimer des fichiers.

Il existe de nombreuses solutions en ligne et ce qui les différencie entre elles, ce sont les fonctionnalités de chacune : la capacité de stockage (nombre de Go ou de To disponible), la personnalisation des dossiers ou encore les fonctionnalités de collaboration…etc.

Exemples de solutions de stockage de fichiers

Google Drive ou iCloud sont des solutions en ligne pour le stockage de vos fichiers.

Les coffres-forts numériques (CFN)

Un coffre-fort électronique est un espace de stockage en ligne qui garantit une forte sécurité pour vos documents. Par exemple, ils sont pratiques pour les personnes qui souhaitent regrouper leurs documents administratifs (facture ou contrat) au même endroit. Ils sont aussi utilisés par les entreprises qui veulent mettre en place des documents automatisés aux collaborateurs sur une même période (comme les bulletins de paie).

Exemples de coffres-forts électroniques

eDocPerso et Digiposte sont des coffres-forts électroniques.

Les plateformes de gestion électronique des documents (GED)

Vous avez aussi la possibilité d’utiliser des plateformes de gestion électronique (GED) pour stocker et sécuriser vos documents. La GED permet de numériser et classer ses documents. De plus, elle permet de mettre en place aussi des autorisations à des accès en fonction de groupes d’utilisateurs, utiliser des modèles de workflows pour automatiser des processus comme le traitement des factures par exemple. Ces plateformes s’adressent généralement aux entreprises qui se digitalisent : lorsqu’elles souhaitent dématérialiser leurs documents administratifs et mettre en place un véritable archivage en ligne.

Des exemples de solutions de GED (Gestion Électronique des Documents)

DocuWare et Zeendoc sont des solutions de GED que vous pouvez tester.

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